1) Algemeen
Dit zijn de algemene voorwaarden van Xelsio (handelend onder benaming ‘Xelsio’) met maatschappelijke zetel te en ingeschreven bij de KBO onder BE0700191233.
De klant wordt geacht deze algemene voorwaarden te kennen en te aanvaarden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst, ongeacht diens aard, en zullen voorrang hebben op de voorwaarden door de klant gesteld. Iedere overeenkomst die strijdig is met de hierna vermelde voorwaarden zal slechts waarde hebben voor Xelsio nadat wij zulks uitdrukkelijk schriftelijk hebben erkend.
2) Offertes
Op vraag van de klant stelt Xelsio een individuele offerte op met uiteenzetting van de gevraagde opdrachten en bijhorende tarieven en prijzen. Deze offertes zijn steeds opgesteld in regie en de prijsberekeningen hebben steeds een indicatief karakter, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een vaste prijs wordt overeengekomen tussen Xelsio en de klant.
Deze offertes zijn uitsluitend geldig ten aanzien van de perso(o)n(en) tot wie de offerte gericht is.
De geldigheidsduur van de offerte wordt vermeld in de offerte zelf. Indien de geldigheidsduur niet vermeld staat wordt deze berekend op 30 (dertig) kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de verzending.
Indien een offerte wordt vergezeld van een voorontwerp impliceert deze opmaak niet automatisch een opdrachtbevestiging vanwege Xelsio. De klant verkrijgt geen rechten uit de opmaak van dit voorontwerp.
3) Opdrachtbevestiging
De opdrachtbevestiging betekent de aanvaarding van de offerte, alsook het eventuele voorontwerp, door de klant. De opdrachtbevestiging kan zowel expliciet als impliciet worden afgeleid uit de onderlinge communicaties tussen Xelsio en de klant. Een mondelinge aanvaarding of aanvaarding door middel van elektronische communicatiemiddelen is evenzeer geldig. Xelsio start hierna het project op.
De klant heeft de mogelijkheid om zijn opdrachtaanvaarding te allen tijde te herroepen. Deze herroeping zal echter geen afbreuk doen aan zijn oorspronkelijke betalingsverplichtingen en de bijkomende betalingsverplichting voor reeds uitgevoerde werken.
4) Uitvoering
Omtrent de uitvoering van de opdrachten ontstaat er steeds een inspanningsverbintenis tussen Xelsio en de klant.
Xelsio beschikt over de creatieve en technische vrijheid om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht uit te voeren, conform de oorspronkelijke opdracht of offerte. De uitvoering van de opdracht gebeurt steeds in overeenstemming met de algemeen aanvaarde normen en gebruiken van de sector, aan de hand van recente inzichten en technologieën.
Xelsio mag hierbij beroep doen op diensten van gespecialiseerde derden indien zij dit nodig acht voor de goede uitvoering van de opdracht. Xelsio heeft het recht om deze derden naar eigen inzicht aanstellen.
De klant houdt zich eraan om alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerkingshandelingen te stellen die vereist zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Onder noodzakelijke medewerkingshandelingen wordt o.a. (maar niet limitatief) verstaan: het verstrekken van noodzakelijke gegevens, paswoorden, bijkomende informatie en het tijdig beantwoorden van communicatie. De klant aanvaardt dat een gebrek aan medewerking gevolgen heeft voor de vooropgestelde opleveringstermijn en de kosten. Eventuele negatieve gevolgen van een gebrek aan medewerking in hoofde van de klant zijn volledig voor zijn rekening.
De uitwerking van een opdracht kan, indien nodig, worden onderverdeeld in deelopdrachten, die elk worden uitgevoerd binnen het overeengekomen tijdskader. De uitvoering van een op een eerdere opdracht volgende deelopdracht kan afhankelijk gemaakt worden van een uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring van de klant omtrent de vorige opgeleverde deelopdracht. Xelsio zal steeds de termijn voor dergelijke goedkeuring aanduiden bij de oplevering. De goedkeuring van de deelopdracht zal worden vermoed indien de opdrachtgever niet tijdig reageert. De uitvoering van laattijdige opmerkingen wordt steeds beschouwd als meerwerk.
5) Voorschotten
Wanneer de klant de offerte aanvaard heeft zoals supra beschreven, wordt de klant gevraagd een voorschot van 50% (vijftig procent) van de totaalsom te betalen binnen een termijn van 14 (veertien) dagen, tenzij anders werd bedongen. Xelsio kan de aanvang van de opdracht of een deelopdracht laten afhangen van de betaling van het voorschot.
Indien de klant, na de aanvatting van de werken door Xelsio, zijn bevestiging herroept, afziet van de opdracht of de opdracht wijzigt, zullen reeds betaalde voorschotten niet worden terugbetaald door Xelsio.
6) Opleveringstermijn
De meegedeelde termijnen voor oplevering hebben een louter indicatief karakter. Xelsio staat garant voor kwalitatief werk en heeft het recht om de oplevering met maximaal 10 (tien) werkdagen uit te stellen, zonder dat dit haar aansprakelijkheid op enigerlei wijze in het gedrang brengt. Xelsio houdt zich eraan de klant hiervan tijdig op de hoogte te stellen.
Bij laattijdige betaling van voorschotten of andere tussentijdse betalingen, alsook bij laattijdig doorgeven van nodige informatie zoals account-informatie of teksten, zullen de meegedeelde termijnen verlengd worden met de duur van de laattijdigheid.
7) Oplevering en garantie
Wanneer de opdracht is afgewerkt, gaat Xelsio over tot de definitieve oplevering. De oplevering bestaat uit een (symbolische) overdracht van het ontwikkelde product en een duidelijke communicatie.
Indien de ontwikkelde producten kwalificeren als “computerprogrammatuur” zorgt de definitieve oplevering voor de aanvang van een garantieperiode van 1 (één) maand. Binnen deze termijn heeft de klant de mogelijkheid om eventuele gebreken te melden aan Xelsio. Gebreken in de functionaliteit moeten steeds vaststelbaar of reproduceerbaar zijn en op de meest gedetailleerde wijze beschreven worden. De feedback moet steeds schriftelijk gegeven worden en gebeurt bij voorkeur in gebundeld formaat.
Indien de opdracht bestaat uit een dienstverlening op lange termijn (bijvoorbeeld support- en hostingsdiensten) zal de klant zich onthouden van elk excessief gebruik d.w.z. zogenaamd gebruik dat beduidend hoger ligt dan het gebruik van een gemiddelde afnemer van onze dienstverlening. Xelsio zal de klant berichten over het overmatig gebruik en maatregelen bespreken die dit kunnen beperken. Indien het overmatig gebruik van structurele aard is, behoudt Xelsio zich het recht voor de klant te verplichten om over te schakelen op een aangepast dienstenniveau. Dit is o.a. (maar niet limitatief) het geval indien de behoeften van de klant gewijzigd zijn. Xelsio heeft het recht om haar verplichtingen uit deze overeenkomst op te schorten zolang geen oplossing voor de structurele overbelasting is gevonden.
De klant aanvaardt dat er geen oplevering zal plaatsvinden vooraleer de finale factuur integraal voldaan is, in concreto betekent dit dat een websiteproject niet online gezet zal worden voordat de klant het volledige saldo betaald heeft.
8) Wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht
Wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht, zoals onder andere (maar niet limitatief) meerwerk, zijn enkel geldig indien de klant en Xelsio hiertoe gezamenlijk beslissen. De klant aanvaardt dat deze wijzigingen een mogelijke invloed kunnen hebben op de oorspronkelijk overeengekomen prijs en opleveringsperiode. De gevolgen van deze wijzigingen zijn volledig voor rekening van de klant.
9) Uurgebonden werk
Bij freelance werk kan er gewerkt worden met een verloning per uur in plaats van met offerte. Er wordt dan voor aanvang een uurtarief afgesproken. De Xelsio freelancer(s) zal regelmatig de bestede uren meedelen aan de klant. Het uurtarief en de uurbesteding worden als aanvaard beschouwd bij stilzwijgen.
10) Tarieven
De gehanteerde prijzen en tarieven zijn steeds exclusief BTW en andere bijkomende lasten, tenzij anders bedongen. De tarieven en prijzen omvatten alle voorzienbare kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tussen Xelsio en de klant.
Indien het gaat om een overeenkomst tot dienstverlening waarbij een termijn van 6 (zes) maanden is verstreken sinds de aanvang of meest recente herziening, heeft Xelsio het recht om de tarieven en prijzen ten allen tijde te wijzigen. Xelsio zal de klant hiervan tijdig op de hoogte stellen. De klant heeft het recht om binnen een termijn van 30 (dertig) dagen na de inwerkingtreding van de nieuwe tarieven, door middel van een aangetekend schrijven, af te zien van de overeenkomst. Bij gebrek aan dergelijk aangetekend schrijven wordt de klant geacht akkoord te zijn met de wijzigingen.
Een herziening van de basisprijs volgens het indexcijfer zoals infra vermeld, wordt niet gezien als een prijsaanpassing en wordt bijgevolg niet aan de opdrachtgever gemeld.
Bij overeenkomsten die langer dan 1 (één) jaar duren worden onze gehanteerde uur- of dagtarieven bij het verstrijken van iedere jaarlijkse periode automatisch geïndexeerd aan de hand van het indexcijfer van de consumptieprijzen. De berekening gebeurt volgens de formule (basisprijs x nieuw indexcijfer)/ aanvangsindexcijfer. Het nieuw indexcijfer is het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand augustus van het jaar waarin de prijs wordt herzien. Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de maand augustus van het jaar voorafgaand aan het jaar van het nieuw indexcijfer.
11) Facturen en betalingstermijnen
Onze facturen zijn te betalen binnen 14 (veertien) kalenderdagen vanaf facturatiedatum. Bij gebrek aan betaling op de vervaldatum zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest ten belope van de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties (2017: 8%) op jaarbasis worden aangerekend.
Bij niet betaling van de factuur zal Xelsio een schriftelijke ingebrekestelling overmaken aan de klant, dit kan zowel via e-mail als per post worden gedaan. Van zodra Xelsio een tweede schriftelijke ingebrekestelling heeft verstuurd zal eveneens een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn ten belope van 10% van het factuurbedrag, met een absoluut minimum van €250. Dit doet geen afbreuk aan het recht om vergoeding te vragen voor de verdere kosten verbonden aan de niet-betaling.
De klant ontvangt het afgewerkte en live product slechts na volledige betaling van de finale factuur (zie supra artikel 7).
12) Eigendomsvoorbehoud van Xelsio
Indien het voorwerp van de overeenkomst een overdracht van enige eigendom uitmaakt, blijven de geleverde producten exclusieve eigendom van Xelsio tot op het moment van de gehele betaling door de klant. Het eigendomsvoorbehoud geldt zowel voor onafgewerkte projecten als volledig startklare eindproducten. De klant verbindt zich ertoe geen handelingen te stellen die het eigendomsvoorbehoud van Xelsio miskennen en derden op dit eigendomsvoorbehoud te wijzen.
13) Intellectuele eigendomsrechten
De klant verkrijgt, na betaling van de overeengekomen prijs, alle intellectuele eigendomsrechten op datgene dat Xelsio in zijn/haar opdracht creëert. Afhankelijk van het voorwerp van de opdracht betreft dit rechten zoals toegekend door het auteursrecht, softwarerecht, databankrecht, tekeningen- en modellenrecht en andere toepasselijke (intellectuele) eigendomsrechten.
De hierboven vermelde overdracht heeft geen enkele betrekking op concepten, technieken, specifieke vaardigheden, voorgeprogrammeerde routines of procedures en technologieën die deel uitmaken van de know-how van Xelsio. Xelsio kan daarenboven geen intellectuele eigendomsrechten toekennen op software en andere producten waarvan de eigendomsrechten niet aan haar toekomen, zoals de open source-software die gebruikt wordt. De eigendomsrechten van de klant blijven beperkt tot wat bepaald wordt in de desbetreffende licenties.
Alle door Xelsio gecreëerde en/of ter beschikking gestelde materialen mogen enkel gebruikt worden voor de vooraf gecommuniceerde doeleinden en/of bestemmingen. Het ongeautoriseerde gebruik zal bijgevolg aanleiding geven tot een nieuwe facturatie ten belope van het gehanteerde standaardtarief vermeerderd met een toeslag van 50%, separaat voor iedere vastgestelde schending. De klant is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden.
De klant aanvaardt dat Xelsio ten allen tijde een verwijzing kan maken naar zijn/haar handelsnaam en/of handelsketens bij wijze van referentie, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen.
14) Hosting en domeinnamen
De klant is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor ieder gebruik van zijn virtuele opslagruimte. Hierbij draagt de klant zorg voor de persoonlijke en vertrouwelijke omgang met eventueel toegekende login-gegevens, zoals o.a. (maar niet limitatief) gebruikersnaam en wachtwoord. De klant is verplicht om Xelsio in te lichten in geval van (enig vermoeden van) een geschonden vertrouwelijk karakter.
Het staat de klant in principe vrij de gehoste ruimte naar eigen inzicht in te vullen, voor zover hij hierbij te goeder trouw handelt en geen schending begaat van de geldende rechtsregels en/of de rechten van derden, inclusief schendingen van de openbare orde en goede zeden. Het is absoluut verboden om de virtuele ruimte te gebruiken met betrekking tot het volgende:
De uitvoering van de hostingdiensten betekent de opslag van verscheidene soorten inhoud, zoals tekst en beeld, op een virtuele ruimte. Xelsio verkrijgt van de klant een uitdrukkelijke en onbeperkte toestemming om de beschermde inhoud in de virtuele opslagruimte te reproduceren, mededelen aan het publiek of verder verspreiden, op de wijze die nodig is voor de praktische uitvoering van de hostingdiensten.
De registratie en hernieuwing van domeinnamen gebeurt bij de daartoe bevoegde instanties, volgens door hen bepaalde regels en procedures (DNS voor .be-domeinnaam). Door de registratie ontstaat een rechtstreekse verhouding tussen de klant en de bevoegde instantie, waarbij Xelsio slechts een verbindende rol vervult. De registratie en hernieuwing van de domeinnaam gebeurt enkel na een uitdrukkelijke opdracht daartoe van de klant. Xelsio kan nooit aansprakelijk gesteld worden indien een gebrekkige of onduidelijke opdracht tot het verlies van de domeinnaam leidt.
De registratiekosten van een domeinnaam worden steeds voorafgaand aan de registratie of hernieuwing, bekendgemaakt en aangerekend aan de klant. De weigering door de bevoegde instanties of het latere verlies van een domeinnaam doet geen afbreuk aan de betalingsverplichtingen van de klant en zorgt evenmin voor een terugbetaling of enige andere vorm van schadevergoeding.
15) Duur en beëindiging van de overeenkomst
De duur van de overeenkomst tussen Xelsio en de klant kan zowel van bepaalde als onbepaalde duur zijn, en geldt in principe voor de duur die nodig is voor de uitvoering van de besproken diensten.
In geval van een overeenkomst van bepaalde duur zal deze telkens stilzwijgend verlengd worden voor een nieuwe periode die gelijk is aan de oorspronkelijk bepaalde duur, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Elke partij kan deze automatische verlenging verhinderen door middel van een schriftelijke opzegging tot 3 (drie) maanden voor verstrijken van de duur van de overeenkomst. De opzegging gebeurt verplicht door middel van een aangetekend schrijven. Mondelinge opzegging of opzegging aan de hand van een elektronisch communicatiemiddel (bijvoorbeeld via e-mail, sms, whatsapp, Facebook Messenger, et cetera) wordt als ongeldig beschouwd.
In geval van een overeenkomst van onbepaalde duur hebben zowel Xelsio als de klant het recht om de overeenkomst te allen tijde eenzijdig en per aangetekend schrijven te beëindigen mits inachtneming van een opzegperiode van 3 (drie) maanden, startend vanaf de dag volgend op de dagtekening van het aangetekend schrijven.
Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere partij op toerekenbare en zwaarwichtige of herhaaldelijke wijze inbreuk maakt op de verplichtingen eigen aan deze overeenkomst.
Tekortkomingen aan de betalingsverplichting en de medewerkingsverplichting door de klant worden als zwaarwichtige tekortkomingen beschouwd. Een onmiddellijke beëindiging is slechts mogelijk nadat de in gebreke blijvende partij een redelijke mogelijkheid is gegeven om toch aan zijn/haar verplichtingen te voldoen, na aangetekende ingebrekestelling. De beëindiging doet geen afbreuk aan de mogelijkheid om verdere rechten uit te oefenen voor de schade geleden ten gevolge van de gestelde inbreuk.
Indien één van de partijen niet meer aan de verplichtingen van de overeenkomst kan voldoen ten gevolge van een staat van faillissement, gerechtelijke reorganisatie of enige andere aantasting van de kredietwaardigheid, heeft elke partij het recht om de overeenkomst onmiddellijk, eenzijdig te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven.
16) Aansprakelijkheid
Xelsio is uitsluitend aansprakelijk voor iedere aan haar toerekenbare zware of herhaalde lichte contractuele en/of buitencontractuele tekortkoming, die tot stand komt in de uitvoering van haar verbintenissen uit deze overeenkomst. Onze aansprakelijkheid blijft uitsluitend beperkt tot deze gevallen. Het totaal van onze aansprakelijkheid kan nooit hoger zijn dan het bedrag van de ons toekomende vergoeding.
Xelsio is enkel aansprakelijk voor directe schade die volgt uit onze tekortkomingen. Xelsio is in geen geval aansprakelijk voor enige vorm van indirecte schade zoals: gevolgschade, gederfde winsten, financiële of commerciële verliezen, verhoging van de algemene kosten, verhoogde personeelskosten, schade door verlies van cliënten en dergelijke (deze opsomming is niet limitatief). Xelsio is evenmin aansprakelijk voor enige vorm van beschadiging, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.
In geval van overmacht is Xelsio gerechtigd om de uitvoering van de opdracht geheel of gedeeltelijk op te schorten, en dit voor de duur van de overmacht. Overmacht wordt verstaan onder de situatie waarbij een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis zich voordoet, buiten de wil van de schuldenaar, en die een onoverkomelijk beletsel uitmaakt voor de nakoming van de verplichting of verbintenis.
Xelsio kan slechts aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door aangestelde derden wanneer de fout gekwalificeerd wordt als bedrog, een zware fout of een veel voorkomende lichte fout en indien het schadeverwekkend feit plaatsvond tijdens de uitvoering van hun opdracht.
Indien de klant een toerekenbare tekortkoming vaststelt, moet hij Xelsio hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen door middel van een aangetekende ingebrekestelling waarin hij de tekortkoming nauwkeurig en gedetailleerd beschrijft. Hierop volgend heeft Xelsio de gelegenheid om de tekortkoming te herstellen.
Indien de klant door een contractuele of buitencontractuele tekortkoming de aansprakelijkheid van Xelsio in het gedrang brengt, dient zij alle nodige maatregelen te nemen om Xelsio te vrijwaren van elke schade die zij hierdoor kan oplopen.
17) Vertrouwelijkheid
Xelsio en klant bevestigen dat alle vertrouwelijke informatie die hen ter kennis komt ten gevolge van deze overeenkomst ten allen tijde vertrouwelijk blijft.
Als vertrouwelijke informatie wordt gekwalificeerd: Alle informatie die schriftelijk is medegedeeld aan de andere partij en welke duidelijk aangeduid is als vertrouwelijk of informatie die redelijkerwijs als vertrouwelijk beschouwd moet worden. Elke inbreuk op de vertrouwelijkheid brengt de aansprakelijkheid van de inbreukmakende partij in het gedrang. Deze inbreukmakende partij heeft eveneens de verplichting om de andere partij te vrijwaren van elke schade die het gevolg is van de inbreuk, inclusief het nemen van verdere (buiten)gerechtelijke stappen.
18) Bevoegdheid en rechtsmacht bij geschillen
De overeenkomsten tussen Xelsio en de klant worden beheerst door het Belgisch recht. In geval van geschil omtrent de uitvoering van de overeenkomst zullen Xelsio en de klant alles in het werk stellen om een minnelijke oplossing te vinden.
Indien sprake is van een juridisch geschil, is de Ondernemingsrechtbank van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd om kennis te nemen.
19) Bepalingen omtrent deze overeenkomst
De klant aanvaardt dat de communicatie tussen de partijen met alle middelen naar recht kunnen worden bewezen. Elektronische communicatie zoals onder meer (maar niet limitatief) e-mailverkeer, worden hier eveneens onder begrepen.
De nietigheid of ongeldigheid van een bepaling of een gedeelte van een bepaling uit deze algemene voorwaarden heeft geen gevolgen voor de werking van de overige bepalingen. De betwiste bepaling wordt geacht op zichzelf te staan en niet van toepassing te zijn. Xelsio behoudt zich het recht voor om desbetreffende bepalingen te vervangen door een geldige bepaling van gelijke strekking. Titels in deze overeenkomst kennen een louter illustratieve waarde.
Xelsio kan haar rechten of plichten uit een overeenkomst ten allen tijde overdragen of uitbesteden aan een dochteronderneming of een daartoe ingeschakelde derde partij. Dit kan zonder instemming van de klant en zonder enige schadevergoeding. De derde partij zal volledig instaan voor de verdere uitvoering van de overeenkomst.
